Em uma autarquia municipal, o crescimento no volume de documentos e a rotatividade de servidores no setor administrativo comprometeram a organização e o acesso às informações. Diante disso, a gestão decidiu revisar os procedimentos de arquivamento e implantar um sistema padronizado de classificação e codificação, buscando maior eficiência na guarda temporária e na recuperação dos documentos utilizados com frequência. De acordo com a situação apresentada e nos princípios arquivísticos aplicáveis ao arquivo corrente, assinale a alternativa que apresenta a medida mais adequada para garantir a eficiência do sistema e a recuperação ágil da informação.

Durante uma auditoria realizada em um órgão municipal extinto após reforma administrativa, constatou-se que parte de sua documentação foi descartada diretamente pela comissão de transição, sem consulta à instituição arquivística competente. Outra parte foi transferida para a secretaria que assumiu suas atribuições, enquanto documentos considerados "sem uso" permaneceram armazenados sem classificação definida. Além disso, verificou-se que alguns conjuntos documentais de valor histórico foram ofertados para doação a uma entidade privada. Com base nos dispositivos legais que regem os arquivos públicos no Brasil, julgue a situação administrativa apresentada e assinale a alternativa CORRETA.

A classificação de arquivos consiste em organizar documentos de forma sistemática, utilizando critérios específicos, a fim de facilitar a localização, o acesso e a preservação da informação. Considerando isso, sobre os arquivos correntes, avaliar se as afirmativas são certas (C) ou erradas (E) e assinalar a sequência correspondente. ( ) São documentos que perderam o valor administrativo. ( ) São conservados por causa do valor histórico. ( ) São frequentemente consultados.

Em uma empresa multinacional, os documentos recebidos de diferentes filiais ao redor do mundo são organizados e armazenados conforme o local de sua procedência, como cidades, Estados e países. Este tipo de organização de documentos é caracterizado pelo uso do:

Uma equipe analisava a estrutura de ar-mazenamento documental do órgão, identifi-cando falhas na separação entre documentos correntes, intermediários e permanentes. Du-rante a discussão, os servidores elaboraram afirmativas para verificar seu entendimento sobre o conceito de arquivo e suas categorias. Após avaliar definições técnicas, os participan-tes foram orientados a identificar as afirma-ções corretas. I.Arquivo é o conjunto de documentos produzi-dos e recebidos por uma instituição no exercí-cio de suas atividades. II.Arquivo permanente deve ser eliminado após cumprir sua função administrativa. III.Arquivo corrente reúne documentos em uso frequente ou em tramitação. Com base nas informações apresentadas, indique a alternativa correta.

Durante inspeção em um ambiente de ar-mazenamento, verificou -se que documentos importantes estavam sendo danificados pela umidade e má ventilação. Ao constatar que esses registros eram essenciais para compro-var atos administrativos, a chefia determinou adoção de medidas preventivas de conserva-ção, exigindo observância de padrões especí-ficos de manutenção e controle ambiental. Assinale a alternativa correta.

Em meio à crescente necessidade de preservar documentos importantes, uma ciência se destaca por estudar os princípios e métodos que garantem a conservação de registros documentais. Essa ciência permite assegurar a manutenção dos direitos, interesses, conhecimento e memória de indivíduos e organizações. Assinale a alternativa que corresponde a essa ciência:

A organização eficiente de um arquivo público depende da aplicação de princípios arquivísticos que assegurem a autenticidade, acessibilidade e preservação dos documentos. No contexto da gestão documental, assinale a alternativa que melhor descreve a aplicação do princípio da proveniência:

Assinale a alternativa correta sobre a tabela de temporalidade de documentos.

A Lei nº 8.159/1991 estrutura a política nacional de arquivos públicos e privados e define responsabilidades. Marque a alternativa que traduz atribuições do poder público e diretrizes para gestão e acesso.

Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. Os arquivos públicos que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente, são chamados de:

A secretaria escolar desempenha um papel estratégico na administração da unidade de ensino, pois concentra informações essenciais sobre alunos, servidores, processos administrativos e documentos oficiais. A correta gestão desse acervo é fundamental para garantir segurança, rastreabilidade e atendimento qualificado à comunidade. Considerando as boas práticas de gestão documental aplicadas ao ambiente escolar, assinale a alternativa que apresenta um procedimento adequado:

Lei de Acesso à Informação (Lei nº 12.527/2011) demanda compatibilização entre transparência e proteção de dados. Assinale a alternativa que representa decisão arquivística adequada para pedido de acesso a processo com informações pessoais e conteúdo sensível.

Compreender o funcionamento do serviço de protocolo e arquivo na administração pública e privada, é essencial para que no dia a dia o fluxo de documentos ocorra de maneira correta e segura dentro da organização. Desta maneira, assinale a alternativa que representa a principal função do setor de protocolo.

Durante auditoria em um arquivo físico, foram identificadas caixas com séries documentais misturadas, ausência de índice de controle e falta de padronização nas etiquetas. Qual medida corrige essas inconsistências e garante melhor organização e destinação futura dos documentos?

Qual instrumento de destinação determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e intermediários, ou recolhidos aos arquivos permanentes, estabelecendo critérios para microfilmagem e eliminação?

Sobre preservação e conservação de documentos de arquivo, analise as afirmativas. I. Plano de preservação define parâmetros ambientais, manuseio, acondicionamento e critérios de priorização por risco. II. Controle de temperatura e umidade inibe degradação físico -química e limita atividade biológica em depósitos. III. Embalagens neutras, mobiliário adequado e quarentena para ingressos integram práticas de conservação preventiva. IV. Restauração exige diagnóstico técnico e registro dos procedimentos, com rastreabilidade do tratamento aplicado. V. Desacidificação consiste em limpeza mecânica por escovação e aspiração, substituindo a neutralização de acidez residual. Estão corretas as afirmativas:

A promoção da gestão de documentos desde o momento da produção é fundamental para o órgão/entidade, o Estado e a sociedade. Isso possibilita a otimização de recursos financeiros, materiais e humanos, o fácil acesso à informação, a produção e a manutenção de documentos confiáveis e autênticos, sua preservação pelo tempo necessário e a eliminação criteriosa daqueles destituídos de valor. (BRASIL. Arquivo Nacional. Guia de gestão de documentos para os órgãos e entidades do Poder Executivo Federal. Brasília: Arquivo Nacional, 2020, p. 10.) Com base no trecho acima, assinale a alternativa que expressa a importância da gestão e do arquivamento de documentos na administração pública.

Nos termos do Glossário dos Documentos Arquivísticos, em que consiste a cópia autoritária?

O que caracteriza o valor primário de um documento?

A classificação de arquivos é uma etapa essencial da gestão documental, pois organiza os documentos segundo critérios previamente definidos e assegura eficiência na recuperação da informação. Sobre esse tema, analise as afirmativas. I. A classificação deve seguir plano previamente aprovado, estruturado de acordo com as funções e atividades da instituição, e não apenas pelo tipo de documento produzido. II. O critério cronológico é suficiente para classificar documentos em qualquer arquivo, pois garante a ordenação por datas e facilita a busca em todos os contextos. III. A classificação funcional ou por assunto é recomendada na administração pública, pois permite correlacionar documentos a processos institucionais e às áreas responsáveis. IV. A ausência de classificação padronizada pode gerar duplicidade de registros, dificultar o acesso e comprometer a tramitação de processos. V. A classificação deve ser aplicada somente a documentos correntes, já que documentos intermediários e permanentes não necessitam de organização sistemática. Estão corretas as afirmativas:

Considere a seguinte situação hipotética: Helena perdeu sua bolsa com documentos em viagem ao interior da Bahia. Ao retornar para sua cidade de origem, Helena procurou imediatamente emitir um novo RG junto ao órgão público responsável, pois precisaria do documento para concluir uma negociação de compra de imóvel que estava em andamento. Ao receber seu novo documento, porém, foi informada que deveria apresentar novas cópias autenticadas da carteira de identidade ao corretor, pois seu documento anterior já não estava mais em suas mãos. De acordo com os princípios de arquivologia, quando se diz que não é possível criar documentos orgânicos exatamente iguais a documentos anteriores está se observando o princípio do(a):

Caso prático: um pesquisador solicita acesso a dossiê de 1998 com informações de terceiros, parcialmente digitalizado e com lacunas de tramitação. A unidade tem prazos em TTD, sistema de protocolo eletrônico e política de acesso vigente. Assinale a alternativa que organiza resposta compatível com gestão, preservação e acesso.

De acordo com Heloísa Liberalli Bellotto (2015), “[...] com sua capacidade de averiguação da autenticidade dos documentos por meio do reconhecimento abalizado dos caracteres internos, intermediários e externos que os caracterizam e identificam, fornece os elementos que sustentam a teoria arquivística em seus princípios básicos: o da proveniência; o da organicidade; o da unicidade e o da indivisibilidade/integridade.”
Assinale, a seguir, a qual disciplina a afirmativa se refere.

Tipos de arquivos e custódia institucional variam quanto a natureza, titularidade e interesse público. Marque a alternativa correta sobre arquivos públicos municipais, arquivos privados de interesse público e arquivos especializados.

Arquivologia é a disciplina que estuda as funções do arquivo, bem como os princípios e as técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e utilização dos arquivos. Estes podem ser classificados, quanto à sua natureza, em fatores tangíveis e intangíveis.

Acerca dos fatores intangíveis, é correto afirmar que eles incluem

É correto afirmar que, quando um SIGAD, ou um sistema de negócios que mantém documentos arquivísticos, é suspenso ou extinto :

Os arquivos públicos são documentos produzidos e recebidos pelos órgãos públicos, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. A Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados identifica os documentos públicos em: I - Documentos correntes são aqueles que, em uso ou não, são consultados com frequência. II - Documentos intermediários são aqueles que aguardam para ser descartados ou arquivados em definitivo. III - Documentos permanentes são preservados e perdem sua importância ao longo do tempo. A respeito das afirmativas, assinale a opção CORRETA:

Microfilmagem e digitalização integram estratégias de acesso e preservação. Marque a alternativa que descreve cadeia confiável para reprodução com autenticidade e gestão de longo prazo.

Instrumentos de pesquisa orientam acesso a fundos e coleções permanentes. Assinale a alternativa que distingue finalidades e granularidade de guia, inventário e catálogo em programa de descrição.