Em uma autarquia municipal, o crescimento no volume de documentos e a rotatividade de servidores no setor administrativo comprometeram a organização e o acesso às informações. Diante disso, a gestão decidiu revisar os procedimentos de arquivamento e implantar um sistema padronizado de classificação e codificação, buscando maior eficiência na guarda temporária e na recuperação dos documentos utilizados com frequência. De acordo com a situação apresentada e nos princípios arquivísticos aplicáveis ao arquivo corrente, assinale a alternativa que apresenta a medida mais adequada para garantir a eficiência do sistema e a recuperação ágil da informação.

Durante uma auditoria interna em um órgão público, foi observado que documentos fiscais com data superior a 10 anos estavam armazenados junto a processos administrativos correntes e acessados rotineiramente pela equipe. A comissão responsável pela organização arquivística propôs uma reestruturação com base nos princípios da Arquivologia, respeitando o ciclo de vida dos documentos e os tipos de arquivos. Considerando o contexto e os conceitos arquivísticos, assinale a alternativa correta quanto à classificação e ao tratamento adequado dos documentos:

Um procedimento regular na gestão de documentos da secretaria escolar é:

Durante uma auditoria interna, foi verificado que a secretaria de uma escola estadual armazenava todos os documentos, antigos e recentes, em um mesmo espaço, sem distinção de uso ou valor administrativo. Havia históricos escolares, atas de reuniões, relatórios de frequência e memorandos misturados em caixas sem identificação. A desorganização vinha dificultando o acesso às informações e comprometendo o controle do arquivo. Pautado nos princípios arquivísticos e as fases do ciclo de vida dos documentos, assinale a alternativa que indica o procedimento correto a ser adotado pelo secretário escolar:

O controle da movimentação processual administrativa requer procedimentos específicos para vincular documentos e processos correlacionados. Esses mecanismos asseguram integridade informacional e rastreabilidade completa do trâmite. O procedimento que caracteriza adequadamente as modalidades de vinculação processual é:

Sobre as fases do processo administrativo de arquivamento, assinale a alternativa correta:

Leia o enunciado abaixo com atenção e assinale a alternativa que apresenta o termo correspondente pela lacuna: Os ____________________ são conjuntos de documentos custodiados de forma definitiva, devido ao seu valor probatório, jurídico e/ou informativo. Uma vez transferidos para essa categoria, os documentos não têm mais utilidade para a administração pública, sendo utilizados exclusivamente para pesquisa científica, social e cultural.

O gerenciamento de acervos digitais institucionais requer metodologia sistemática que contemple classificação inicial, estruturação lógica e procedimentos de salvaguarda. A eficiência operacional depende da adoção de critérios organizacionais consistentes. A metodologia que proporciona otimização na gestão de repositórios eletrônicos é:

O Ciclo Vital Arquivístico, também conhecido como ciclo de vida dos documentos, descreve as diferentes fases que um documento atravessa. Quais são essas fases?

Com relação ao tema “práticas de arquivos nas instituições / arquivos permanentes”, analise as afirmativas a seguir. I. A difusão é a fase de detalhamento, complementação, esclarecimento e facilitação do acesso ao documento. II. A classificação de documentos é a etapa de análise, sintetização, fundamentação e estabelecimento do acesso aos documentos. III. A classificação é a função mais importante da atividade arquivística, impactando todas as fases do ciclo documental, sobretudo dos arquivos permanentes. Estão corretas as afirmativas

Os arquivos podem ser classificados de diferentes modos. Com base nessa informação, assinale a opção que apresenta o arquivo que, quanto a seu estágio de evolução, é constituído de documentos menos consultados, mas que ainda necessitam ficar armazenados na instituição, seja para cumprir a guarda de um prazo legal ou para retomar um problema novamente focalizado.

Segundo as normas de padronização de documentos, ao produzir documentos de arquivo devem-se observar procedimentos específicos que garantem clareza, uniformidade e segurança. Assinale a alternativa correta em relação ao assunto.

Identifique abaixo as afirmativas verdadeiras ( V ) e falsas ( F ) sobre o reconhecimento de mensagens de e-mail como documentos arquivísticos.

Quanto aos métodos de arquivamento, assinale a opção correta.

Na secretaria de uma escola pública, observou-se que muitos documentos, como históricos escolares, atas de reuniões e registros de matrícula, estavam sendo armazenados de forma desorganizada, sem critérios de classificação ou identificação adequada. Isso tem dificultado o acesso rápido às informações e comprometido a preservação dos documentos mais antigos. Diante dessa situação, a direção solicitou ao secretário escolar a implementação de um sistema eficiente de arquivamento e gestão documental. Assinale a alternativa que apresenta a ação correta a ser adotada pelo secretário escolar, considerando as boas práticas de gestão documental e os princípios arquivísticos aplicados à secretaria escolar:

Sobre os métodos de arquivamento, assinale a alternativa que apresenta apenas métodos padronizados:

Entre os métodos padronizados, há aquele que consiste na combinação de letras e cores com o objetivo de facilitar o arquivamento e a localização dos documentos, em tal método trabalha‑se com uma chave constituída de cinco cores. A determinação da cor dá‑se em função da segunda letra do nome de entrada, e não da inicial. Com base nessas informações, assinale a opção que apresenta o método de arquivamento apresentado.

Acerca da identificação de documentos públicos e conceitos de arquivologia aplicada ao setor público, assinale a opção correta.

A Arquivologia é o campo do conhecimento responsável pelos princípios e técnicas aplicadas à produção, organização, conservação e uso dos arquivos. Um dos conceitos fundamentais dessa área é a teoria das três idades dos documentos, que orienta o ciclo de vida documental. Considerando esse conceito, assinale a alternativa correta.

Os documentos de arquivo são classificados quanto à natureza do assunto em ostensivos e sigilosos. Os documentos sigilosos recebem graus de sigilo conforme o nível de proteção necessário. O grau de sigilo atribuído a documentos cuja divulgação não autoriza da possa comprometer planos, operações ou objetivos estratégicos é denominado:

Os arquivos podem ser classificados de acordo com o estágio do ciclo de vida dos documentos. Qual das alternativas abaixo descreve corretamente um arquivo permanente?

Gestão de Documentos em Arquivologia: Escolha a alternativa que cita as fases fundamentais ou básicas?

O método de arquivamento alfabético é amplamente utilizado para organização de documentos por nome de pessoas ou empresas. Na ordenação alfabética de sobrenomes compostos ligados por hífen, considera-se como entrada a primeira parte do nome composto. O nome "Maria Santos-Dumont" deve ser arquivado como:

Método de Arquivamento: O Método Numérico Decimal é de uso nas Bibliotecas em todos os continentes. Quem inventou esse método?

Ao assumir a organização do fluxo docu-mental do setor, um servidor percebeu que as informações recebidas eram registradas de forma inconsistente, ocasionando perda de rastreabilidade e dificuldade na localização de documentos essenciais. Após observar o im-pacto dessas falhas nos processos administra-tivos, ele elaborou uma proposta para padroni-zar as rotinas e reforçou que compreender o conceito de documentação é fundamental para dar suporte às decisões da instituição. A equi-pe avaliou a proposta e discutiu o significado técnico do termo. Com base na situação narrada, assinale a alternativa correta.

A documentação e a certificação escolar envolvem o registro e a manutenção dos assentamentos dos estudantes, a organização de históricos, diplomas e certificados, bem como o controle da autenticidade e a expedição de documentos. Nesse processo, existe um setor responsável pelo recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos em curso em uma instituição. Assinale a alternativa que indica corretamente o nome desse setor:

Durante levantamento interno, verificou -se que muitos servidores desconheciam as eta-pas formais que estruturam o ciclo de vida dos documentos produzidos pela instituição. Esse desconhecimento gerava atrasos, duplicidade de tarefas e inconsistências no controle de informações. Diante disso, foi proposta a cria-ção de instrução normativa que estabelecesse as fases do processo documental, visando organizar o trabalho e reforçar a padronização. Considerando o caso descrito, escolha a alter-nativa correta.

O método de arquivamento numérico simples atribui números sequenciais aos documentos na ordem de entrada. Esse método exige a elaboração de instrumento auxiliar que relacione o número atribuído ao nome ou assunto correspondente. Esse instrumento de consulta denomina-se:

Os princípios arquivísticos orientam a organização e a gestão dos arquivos, garantindo a preservação da autenticidade e da integridade documental. Nesse sentido, o princípio da organicidade estabelece que

Em uma empresa multinacional, os documentos recebidos de diferentes filiais ao redor do mundo são organizados e armazenados conforme o local de sua procedência, como cidades, Estados e países. Este tipo de organização de documentos é caracterizado pelo uso do: