A classificação, codificação e catalogação de papéis e documentos são processos essenciais para organizar e gerenciar eficientemente a informação em uma organização. Associe a segunda coluna de acordo com a primeira, que relaciona esses processos: Primeira coluna 1.Classificação. 2.Codificação. 3.Catalogação. Segunda coluna (__ )Consiste na atribuição de códigos ou identificadores únicos a cada documento, facilitando sua identificação e recuperação posterior. (__ )Envolve a categorização dos documentos com base em critérios como assunto, tipo, data, departamento ou qualquer outra característica relevante. (__ )É o processo de criar registros detalhados de cada documento em um sistema de indexação, incluindo informações como título, autor, data, palavras-chave e localização física ou digital. Assinale a alternativa que apresenta a CORRETA associação entre as colunas:

De acordo com a publicação Diretrizes para a digitalização de documentos de arquivo nos termos do Decreto nº 10.278/2020, do CONARQ, os processos de digitalização centralizados podem ser executados nas instituições através de uma Unidade Técnica de Digitalização (UTD) institucionalizada. Porém a garantia da presunção de autenticidade do representante digital, após o encerramento e a validação da digitalização, não se limita apenas à implementação de um fluxo proposto, mas também é preciso considerar na implementação da UTD algumas recomendações. Tendo como referência a publicação Diretrizes para a digitalização de documentos de arquivo nos termos do Decreto nº 10.278/2020, analise as recomendações abaixo:
I. Todos os equipamentos da UTD devem ser conectados à Internet com acesso público; integram os princípios de acesso aos arquivos, adotados pelo Conselho Internacional de Arquivos.
II. O processo de digitalização é um serviço e não deve ser misturado com outras atividades da instituição.
III. Os equipamentos da UTD devem ter manutenção preventiva, corretiva e evolutiva, sempre que necessário.
IV. A UTD deve ser estruturada considerando a participação ativa das áreas de negócio, tecnologia da informação e de arquivologia.
São recomendações a serem consideradas na implementação da UTD:

Considerando a relevância das informações que devem constar no prontuário do paciente para estudos, pesquisas clínicas e científicas, e para a continuidade da assistência médica, o único requisito NÃO necessário ao processo de avaliação é:

Conforme previsto na publicação Diretrizes para a digitalização de documentos de arquivo nos termos do Decreto nº 10.278/2020, do CONARQ, os processos de digitalização centralizados podem ser executados fora da instituição produtora através de uma Unidade Técnica de Digitalização Externa (UTDE) terceirizada. Nestes casos, a UTDE terceirizada precisa ter:

“A gestão documental no setor público é sobretudo um dever legal e uma ação governamental com finalidade social: o direito à informação.” (BERNARDES, Ieda Pimenta. Gestão documental e direito de acesso: interfaces. Acervo, Rio de janeiro, v. 28, n. 2, p. 164-179, jul./dez. 2015. Disponível em: https://revista.an.gov.br/index.php/revistaacervo/issue/view/49/42 acesso em: 16 fev. 2024.) É necessidade do setor público organizar-se para implementar a gestão de documentos. Esta implementação pode ser materializada a partir de programas de gestão de documentos que envolvem as seguintes fases:

Um repositório que segue a norma OAIS é constituído por pessoas e sistemas com a responsabilidade de preservar a informação e torná-la disponível. O ambiente do modelo conta com três entidades externas, são elas:

Observe as afirmativas a seguir, em relação a princípios aplicados na organização de arquivos. As afirmativas acima referem-se à atividade de:

Acerca dos métodos de arquivamento existentes, avalie as proposições: I. Maria colocou todos os arquivos de sua empresa em ordem alfabética. Maria, portanto, utilizou o método alfabético de arquivamento. II. Carlos colocou número em todos os arquivos da empresa, acrescentando datas em todos eles. Nesse caso, é correto afirmar que ele utilizou o método de arquivamento numérico digito -terminal. III. Daniel arquivou os documentos da repartição em que trabalha de acordo com sua origem. Nesse caso, é correto afirmar que ele utilizou o método de arquivamento geográfico. Assinale a alternativa correta:

A aplicação da abordagem do ciclo de vida tem como consequência a ordenação dos arquivos em três categorias: o arquivo corrente, arquivo intermediário e arquivo permanente. Essas categorias são definidas considerando-se elementos como:

De acordo com a ISO 14721:2012 (OAIS), dentro de um Pacote de Informação de Arquivamento (Archival Information Package - AIP) se encontra um objeto de informação chamado de Informação de Descrição da Preservação (Preservation Description Information - PDI) que contém informações que podem ser categorizadas nas seguintes classes:

Avalie os objetivos abaixo:
I. Orientar a implantação da gestão arquivística de documentos arquivísticos digitais e não digitais.
II. Fornecer um referencial básico às instituições arquivísticas interessadas em criar ou redefinir seus websites.
III. Apresentar diretivas para a preparação de registros de autoridade arquivística que forneçam descrições de entidades relacionadas à produção e manutenção de arquivos.
IV. Fornecer especificações técnicas e funcionais, além de metadados, para orientar a aquisição e/ou a especificação e desenvolvimento de sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos.
SÃO objetivos do e-arq Brasil: Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos:

Um cidadão se dirigiu a um serviço público e percebeu que os funcionários tinham um interesse genuíno em servir, fornecendo uma atenção individualizada. Qual dimensão da qualidade do serviço está sendo destacada nessa situação?

Associe a segunda coluna de acordo com a primeira, que relaciona as terminologias arquivísticas com suas definições: Primeira coluna: terminologias arquivísticas 1. Autenticação 2. Custódia 3. Indexação Segunda coluna: definições (__ ) Responsabilidade jurídica de guarda e proteção de arquivos independentemente de vínculo de propriedade. (__ ) Atestação de que um documento é verdadeiro ou de que uma cópia reproduz fielmente o original, de acordo com as normas legais de validação. (__ ) Processo pelo qual documentos ou informações são representados por termos, palavras-chave ou descritores, propiciando a recuperação da informação. Assinale a alternativa que apresenta a correta associação entre as colunas:

Os requisitos da ISO 16363:2012 (Auditoria e certificação de repositórios digitais confiáveis) são divididos em três conjuntos: infraestrutura organizacional; gerenciamento do documento digital; e tecnologia, infraestrutura técnica e segurança. Das alternativas abaixo, a única que apresenta um dos grupos de requisitos relativo ao conjunto GERENCIAMENTO DO DOCUMENTO DIGITAL é:

Um repositório digital confiável é um repositório digital capaz de manter autênticos os materiais digitais, de preservá-los e prover acesso a eles pelo tempo necessário (CONARQ, 2023). Para tanto, esses repositórios devem ser capazes de algumas ações, EXCETO:

Arquivos registram as ações, os direitos, os deveres, a trajetória institucional e sua relação com a sociedade e atuam sendo fontes primárias de informação que possibilitam tomadas de decisão seguras e eficientes. A partir disso, leia e julgue as afirmativas a seguir: I. O Termo “arquivo” é designado ao Conjunto de documentos, ao móvel para guardar documentos, ao local onde o acervo deverá ser conservado e à instituição arquivística. II. A teoria das três idades de arquivos diz que a 1ª idade corresponde ao arquivo permanente, a 2ª idade arquivo intermediário e a 3ª idade ao arquivo corrente do ciclo vital dos documentos. III. Os documentos de arquivo são criados em função de uma atividade realizada pela instituição, de forma que os mesmos servirão de prova das transações realizadas pela organização. Assim, a alternativa com a sequência correta é:

De Acordo com a National Information Standards Organization (NISO), os metadados técnicos, de preservação e de direitos fazem parte do seguinte tipo de metadados:

Qual dos seguintes tipos de arquivo é o mais adequado para armazenar documentos e registros que estão entre o uso ativo e a eliminação de caráter permanente como, histórico, leis, decretos e registros de decisões importantes?

Se uma instituição produtora de documentos deseja digitalizar sua documentação de forma que seus representantes digitais produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais, nos termos do Decreto nº 10278/2020, é imprescindível que nela exista, EXCETO:

Arquivamento é a sequência de operações intelectuais e físicas que visam à guarda ordenada de documentos, seja em ambiente analógico, seja digital. Para seu sucesso, devem ser adotados sistemas e métodos de arquivamento adequados, que levem em consideração o produtor, o conjunto documental e o suporte dos documentos. Diante desse cenário, qual o maior risco da realização de um arquivamento INCORRET O?

A Arquivologia é uma das ciências da informação, que estuda as funções dos arquivos, princípios e técnicas que precisam ser dominados pelo Arquivista para a gestão dos arquivos. Nesse sentido, analise as afirmativas abaixo e assinale a alternativa correta:
I-Arquivo é um conjunto de documentos;
II-Não apenas as empresas têm arquivo. As pessoas físicas também acumulam documento ao longo de sua vida e formam seus arquivos;
III-Cada documento comprova alguma atividade realizada pela entidade acumuladora;
IV-Os documentos são registrados nos mais diversos suportes (ou materiais), e não apenas em papel.

Os metadados definidos no Premis Data Dictionary for Preservation Metadata:

Métodos de arquivamento são as maneiras que podemos utilizar para colocar os documentos em ordem dentro do arquivo. O método alfabético é aquele em que os documentos são ordenados por nome. Correspondem corretamente às regras de alfabetação, com exceção de:

De acordo com a Resolução nº 53, do CONARQ, são etapas da preservação de websites e mídias sociais, EXCETO:

São atividades típicas de uma unidade de protocolo e de uma unidade protocolizadora, EXCET O:

O que é a reprodução dos dados do documento destinado a controlar a movimentação deste e fornecer dados de suas características fundamentais aos interessados?

Com relação às práticas de arquivos, assinale com V as afirmativas verdadeiras e com F as falsas.
 )(Transferência é o encaminhamento ou passagem de documentos dos arquivos correntes para os intermediários.
 )(O direcionamento ou transferência de documentos realizado para os arquivos permanentes é chamado de recolhimento.
 )(O arquivo permanente é o que conserva ou tem a guarda dos documentos com frequência muito baixa, eventual de consultas ou utilização.
 )(Existem diferentes métodos de transferência, mas essa escolha não muda a metodologia de arquivamento, não importando para qual arquivo o documento vá.
Assinale a sequência correta.

Assinale a alternativa que apresenta corretamente rotinas envolvidas no arquivamento de documentos na fase corrente de um ciclo vital de documentos fundamentado na teoria das três idades.

A adoção de uma rotina de protocolo é fundamental para:

Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Assinale a alternativa correta quanto às atividades correspondentes às fases da gestão de documentos: