A gestão de documentos eletrônicos requer procedimentos específicos para garantir recuperação eficiente e preservação a longo prazo. A ausência de padronização compromete a localização de informações e pode resultar em perda de dados institucionais. Sobre as práticas recomendadas para arquivamento digital, analise os procedimentos apresentados a seguir: I. Adoção de convenção padronizada para nomenclatura de arquivos utilizando elementos identificadores consistentes como data, código classificatório e descrição sintética do conteúdo. II. Implementação de hierarquia lógica de pastas organizadas por critérios funcionais, temporais ou temáticos que facilitem a navegação e localização posterior dos documentos. III. Utilização exclusiva de formatos proprietários específicos para maximizar funcionalidades avançadas de edição e garantir compatibilidade total com sistemas operacionais mais recentes. É correto o que se afirma em:

Assinale a alternativa que completa corretamente a lacuna do texto, de acordo com os processos da administraçªo pœblica: Consideram-se atividades de __________ o recebimento, a classificaçªo, o registro, a distribuiçªo, o controle da tramitaçªo, a expediçªo e a autuaçªo de documentos avulsos para formaçªo de processos, e os respectivos procedimentos decorrentes.

Assinale a opção correta, quanto à avaliação de documentos e sua destinação realizadas nas organizações.

Os documentos arquivísticos das instituiçıes pœblicas sªo resultado do exercício de suas atividades e constituem elementos de prova e/ou:

A correspondência é uma espécie de documento escrito que tramita nos órgãos públicos. Nesse sentido, após sua abertura pelo protocolo setorial, faz-se necessária a realização de um procedimento, que é conhecido como:

O documento __________ é aquele que passa por
todas as rotinas de protocolo e que pode ser
divulgado publicamente, sem prejuízo para a
empresa.

A organização informacional em instituições públicas municipais fundamenta-se em princípios científicos consolidados que asseguram integridade, autenticidade e recuperação eficiente. O respeito aos fundamentos teóricos garante consistência metodológica. O princípio que deve orientar primariamente a estruturação de acervos documentais é:

O MØtodo AlfabØtico de arquivamento Ø considerado um mØtodo simples e utiliza como principal critØrio de arquivamento o nome existente no documento, baseado na rigorosa ordem:

A organização e o arquivamento de documentos técnicos são etapas essenciais na gestão de obras públicas e no tratamento de processos administrativos. De acordo com boas práticas de gestão documental, é correto afirmar que:

Segundo a natureza dos documentos, aqueles que não exigem controle de acesso, nem prioridades de tramitação, podendo ser consultado livremente pelo público em geral, denominam-se:

O método de arquivamento que consiste na
organização dos documentos por datas é o:

Durante a revisão do arquivo técnico da secretaria, identificou-se a necessidade de implementar melhorias nos modelos de etiquetas utilizadas para organização. Sobre as etiquetas em arquivos físicos, marque a alternativa correta:

Na identifi cação dos documentos, quando ainda estão em uso ou consultados com frequência, mesmo que não se movimente mais entre setores de um órgão, são considerados como:

Durante o processo de reorganização administrativa no Conselho Regional de Fisioterapia e Terapia Ocupacional (CREFITO), determinado servidor da área administrativa recebeu a incumbência de encaminhar um documento oficial aos chefes de setores da entidade. Esse documento contém ordens escritas de caráter uniforme, orientando sobre novos procedimentos temporários de atendimento ao público em razão de mudanças no sistema eletrônico de protocolo. Após análise da natureza do conteúdo, a chefia determinou que o documento fosse emitido na forma de circular. Tal decisão está relacionada à classificação administrativa dos documentos oficiais e à sua amplitude e finalidade. Com base na situação hipotética, assinale a alternativa que melhor justifica o uso da comunicação circular nesse contexto.

A eficiência administrativa municipal demanda sistematização rigorosa do controle de movimentação documental, contemplando monitoramento integral e prevenção de gargalos processuais. A transparência e celeridade dependem de mecanismos adequados de acompanhamento. A estratégia que potencializa a efetividade no controle de tramitação é:

Uma escola decidiu adotar novos procedimentos para a atualização de arquivos eletrônicos, garantindo maior eficiência na gestão documental. Sobre arquivos eletrônicos, marque a alternativa correta:

A preservação física de documentos em suporte papel requer procedimentos técnicos específicos que assegurem longevidade, acessibilidade e integridade informacional. As condições ambientais e métodos de acondicionamento influenciam diretamente a durabilidade dos acervos. O conjunto de práticas que favorece adequadamente a conservação preventiva de documentos físicos em suporte papel é:

A gestão de acervos documentais públicos fundamenta-se em instrumentos técnicos que regulamentam períodos de retenção e destinação final. A avaliação sistemática assegura preservação seletiva e eliminação responsável. O instrumento que orienta adequadamente a destinação documental é:

Durante uma auditoria interna em determinado Conselho Regional de Fisioterapia e Terapia Ocupacional (CREFITO), foi solicitado que os documentos arquivados fossem organizados por espécie documental, conforme a natureza do ato e a forma de registro dos fatos. Um servidor encontrou os seguintes documentos: 1. Contrato firmado entre o Conselho e uma empresa terceirizada de limpeza; 2. Parecer jurídico elaborado pela assessoria institucional, opinando sobre a legalidade de um processo licitatório; 3. Ofício enviado à Secretaria Estadual de Saúde solicitando informações sobre a fiscalização de clínicas de fisioterapia; e 4. Portaria publicada para instituir uma Comissão Interna de Sindicância. Com base na classificação das espécies documentais, assinale a alternativa que relaciona adequadamente os documentos listados às suas respectivas espécies.

O setor de protocolo de determinada prefeitura municipal recebeu uma quantidade expressiva de correspondências oficiais relativas à implementação de um programa social, incluindo documentos confidenciais, ofícios e comunicados. Para garantir a efici ência e a segurança no fluxo documental, estabeleceram -se as seguintes ações; analise -as. 1. Registro detalhado da entrada das correspondências, com identificação do remetente, data, número do processo e destinatário; 2. Distribuição das correspondências somente mediante assinatura do servidor responsá vel pela unidade destinatária; 3. Realização de cópias para arquivamento, respeitando as normas de reprodução e confidencialidade; e 4. Organização das correspondências recebidas conforme a classificação temática e cronológica para facilitar a consulta futura. Considerando as práticas de gestão documental em órgãos públicos, são medidas corretas a serem adotadas, EXCETO:

A Coordenadoria de Fiscalização Contratual de um município recebeu um ofício solicitando providências sobre um contrato em execução. Cinthia, servidora responsável pelo protocolo, registrou o documento no sistema, atribuiu número único, classificou e o encaminhou à unidade competente. Considerando as normas e boas práticas de gestão documental, assinale a alternativa correta.

Na gestão do protocolo administrativo, as etapas de processamento documental devem seguir ordem lógica que assegure controle efetivo e rastreabilidade completa dos documentos institucionais. A sequência operacional que garante maior eficiência no fluxo protocolado é:

Uma autarquia interfederativa municipal, responsável por executar ações e serviços públicos de saúde em regime de con -sórcio entre municípios, decidiu revisar seus procedimentos de expedição de correspondências oficiais, buscando maior pa -dronização e efic iência administrativa. A equipe da secretaria executiva elaborou um conjunto de diretrizes para orientar os servidores responsáveis pela rotina de expedição. Com base nos princípios da administração pública e nas boas práticas de gestão documental, marque V para as afirmativas verdadeiras e F para as falsas. ( ) Toda correspondência oficial deve ser registrada em protocolo, preferencialmente eletrônico, antes de sua expedição, assegurando o controle do fluxo documental. ( ) Para garantir a rastreabilidade, as corre spondências devem ser expedidas exclusivamente por meio físico, via serviço pos -tal, com Aviso de Recebimento (AR). ( ) A utilização de envelope com timbre institucional é obrigatória somente para correspondências destinadas a autoridades externas à autarquia. ( ) A conferência do destinatário, da assinatura do expedidor autorizado e dos anexos mencionados no conteúdo deve ocor -rer antes da selagem e do envio. A sequência está correta em

Analise as afirmativas abaixo no contexto da gestão documental em órgãos públicos.

O manual administrativo que define as diretrizes e os princípios gerais que norteiam a tomada de decisão e o comportamento da organização, alinhados aos princípios da Administração Pública, tais como legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência, é denominado

Assinale a alternativa que indica corretamente qual Ø o documento ideal para efetuar o registro claro e detalhado de fatos, ocorrŒncias, resoluçªes e decisıes de reuniıes e assembleias numa sessªo de corpo deliberativo ou consultivo da administraçªo pœblica:

Os manuais administrativos são um conjunto de normas que devem ser obedecidas por todos os colaboradores da organização. Os usuários dos manuais devem ter em mente que a sua utilização apresenta vantagens e desvantagens para a organização. Com base nessas informações, assinale a opção correta.

A teoria das três idades documentais estabelece critérios científicos para classificação temporal dos documentos conforme sua utilização administrativa e valor informacional. Essa sistematização orienta procedimentos de guarda, acesso e destinação final na gestão documental. Sobre o ciclo de vida dos documentos nas três idades, analise as características apresentadas a seguir: I. Os documentos de primeira idade caracterizam-se pela consulta frequente para tomada de decisões, permanecendo fisicamente próximos aos usuários e mantendo valor administrativo primário. II. Os documentos de segunda idade apresentam consulta ocasional para referência administrativa, sendo transferidos para depósitos especializados, onde aguardam cumprimento de prazos de guarda. III. Os documentos de terceira idade adquirem valor secundário permanente devido à relevância histórica, probatória ou informativa para pesquisa, sendo recolhidos para preservação definitiva. É correto o que se afirma em:

Em uma repartição pública municipal, diversos servidores atuam diretamente no atendimento ao cidadão. Após algumas reclamações sobre demora, falta de cortesia e falhas na comunicação, a chefia decidiu realizar uma capacitação para reforçar boas práticas de atendimento. Durante o treinamento, foram abordados temas como empatia, eficiência, ética, postura profissional, escuta ativa e clareza nas informações prestadas. Considerando os princípios da administração pública, a importância da imagem institucional e as boas práticas no atendimento ao público, analise as afirmações a seguir e assinale a alternativa correta ao contexto descrito.

Um Conselho Regional de Fisioterapia e Terapia Ocupacional (CREFITO), na condição de autarquia, deve obedecer às diretrizes da legislação arquivística brasileira, especialmente no que se refere à Teoria das Três Idades, que disciplina o ciclo de vida dos documentos com base em seu uso, valor administrativo, legal e histórico. De acordo com os documentos a seguir, considerando sua natureza, frequência de uso e valor residual, e relacione adequadamente cada um deles à respectiva idade arquivística. 1. Primeira Idade – Arquivo Corrente. 2. Segunda Idade – Arquivo Intermediário. 3. Terceira Idade – Arquivo Permanente. ( ) Prontuários de profissionais suspensos por infrações ético-disciplinares, arquivados há mais de dez anos, com prazos legais prescritos, mas cuja existência é relevante para fins estatísticos e históricos. ( ) Requisições de material de escritório enviadas pelas unidades administrativas no mês corrente, pendentes de liquidação orçamentária. ( ) Contratos com empresas prestadoras de serviços findos há três anos, acompanhados dos respectivos processos de pagamento, aguardando expurgo conforme tabela de temporalidade. ( ) Relatórios de gestão dos exercícios de 2017 a 2020, que já cumpriram sua função de prestação de contas, mas que ainda podem ser consultados para fins comparativos e de auditoria eventual. A sequência está correta em: