_______ é uma carta destinada a funcionários de um determinado setor, remetida pelo chefe da repartição ou do departamento. Tem o objetivo de transmitir normas, ordens, avisos, pedidos, ou seja, de delimitar comportamentos e homogeneizar condutas de um grupo de pessoas. Qual opção preenche corretamente a lacuna?

Ao longo da sua existência, as organizações criam uma “memória” que pode ser visualizada através dos documentos que circulam/circularam dentro da organização. Nesse contexto, faz-se necessário saber gerenciar o fluxo dos documentos da maneira mais estratégica possível. O nome dado para essa atividade é:

Quanto a classificação de documentos, o arquivamento e ordenação podem ser alfabéticas, numéricas, alfanuméricas, geográficas e _______. Assinale a alternativa que preenche a lacuna corretamente:

Quando falamos sobre arquivos, um dos assuntos que nos remete de imediato diz respeito a teoria das 3 idades. Sendo assim, os arquivos que são usados com maior frequência, conhecidos como _______ e também conhecidos por _______ recebem valor primário.

A sequência correta para o preenchimento das lacunas está na opção:

Entre os recursos de comunicação em uso, segundo Oliveira (2002, p.398), manual “é todo e qualquer conjunto de normas, procedimentos, funções, políticas, objetivos, instruções e orientações que devem ser obedecidos e cumpridos pelos executivos e funcionários da empresa, bem como a forma como estes devem ser executados, quer seja individualmente, quer seja em conjunto”. Atualmente, adotado de forma virtual, o manual continua apresentando vantagens e desvantagens. Analise as afirmativas abaixo e identifique as vantagens, registrando (V) e as desvantagens, registrando (D): ( ) Representação de um instrumento efetivo de consulta, orientação e treinamento dos funcionários envolvidos. ( ) Seu uso pode ficar muito prejudicado e difícil devido a uma redação pouco clara, prolixa, deficiente e inadequada. ( ) Aprimoram o sistema de autoridade da empresa, pois possibilitam melhor delegação mediante instruções escritas. ( ) Auxiliam no gerenciamento do processo, por meio da revisão e da avaliação constante dos procedimentos do processo. ( ) Divulgação dos aspectos mais estáveis, relacionados com a estrutura organizacional e seus métodos, rotinas e procedimentos administrativos básicos. ( ) Incluem somente as relações formais do processo, não apresentando as relações informais que estão presentes em qualquer processo. ( ) Quando muito sintéticos, tornam-se pouco úteis; por outro lado, quando muito detalhados, correm o risco de se tornarem obsoletos diante de quaisquer mudanças pequenas. Após a classificação com “V” ou “D”, assinale a alternativa com a sequência CORRETA:

A entrada e saída de correspondências devem seguir um fluxo de organização, afim de controlar e possibilitar a sua devida localização. Esses registros devem ser realizados em um livro. Esse livro é nomeado de:

Cada vez mais serviços são executados no ambiente eletrônico, algo que deixou os arquivos físicos com os dias contados. Sobre a gestão de documentos físicos e digitais, é possível perceber e identificar vantagens e desvantagens. Sobre isso, analise as afirmativas abaixo e identifique as que apresentam vantagens: I- Os funcionários usuários do sistema devem ser treinados para uso e operação. II- O cidadão comum continua tendo direito à informação e, para tanto, o serviço público disponibiliza atendentes qualificados. III- O sistema de gestão digital permite que as atividades sejam gerenciadas em cada etapa (solicitação, assinatura, certificação, conferência e autorização). IV- Além da redução de espaço/armazenagem de documentos, o baixo custo operacional, agilidade na transação, conferência de irregularidades. V- A segurança de acesso aos dados é feita por meio da aplicação de usuários e senhas para cada servidor autorizado. VI- Os servidores podem editar dados e acessar documentos ligados à sua área de atuação, enquanto os cidadãos encontram apenas as páginas relacionadas aos serviços disponibilizados para eles. VII- Até mesmo os papéis já armazenados podem ser digitalizados e transferidos para a plataforma interna ou para a nuvem. VIII- A ferramenta de gestão digital permite a submissão e aprovação eletrônica dos documentos. Assinale a alternativa correta:

De acordo com a Lei nº 8.159/91, gestão de documentos é o “conjunto de procedimentos referentes às atividades de produção, tramitação, uso e avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente”. Entre os objetivos da gestão de documentos, registre aqueles que são os verdadeiros e os que são falsos: ( ) Assegurar, de forma eficiente, a produção, administração, manutenção e destinação de documentos. ( ) Melhorar a deficiência da administração acumuladora de documentos. ( ) Garantir que a informação governamental esteja disponível quando e onde seja necessária ao governo e aos cidadãos. ( ) Contribuir para o acesso e preservação dos documentos que não mereçam guarda permanente por seus valores histórico e científico. ( ) Assegurar a eliminação dos documentos desprovidos de valor. ( ) Assegurar o uso adequado das técnicas de alteração do suporte da informação (digitalização/microfilmagem) e de processamento automatizado de dados e outras técnicas avançadas de gestão da informação. Assinale a alternativa correta:

Diariamente, as organizações recebem inúmeros documentos e correspondências através de vários tipos diferentes de canais. Todos esses documentos precisam ser selecionados, registrados, encaminhados aos setores competentes ou arquivados. Há também situações em que esses documentos precisam ser rastreados e localizados dentro da organização. Todo esse trabalho é executado pelo setor de:

Documento é o registro material de determinado conhecimento que se possa utilizar para consulta, estudo ou prova. Assim, só se pode avaliar, de forma solidamente estruturada, se temos uma documentação pertinente, quando:

Rol, Amostra, Histograma e Relação, são exemplos de documentos:

Está entre os tipos de documentos operacionais, exceto:

O setor de protocolo é responsável por realizar operações que identifiquem os documentos em tramitação, realizando as seguintes atividades: recebimento, registro, autuação, classificação, expedição/distribuição e controle/movimentação. Assinale a alternativa que descreva a fase de registro:

A Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, define arquivos públicos como:

Julia utilizou formulários para manter controle dos estoques, por meio de registros apropriados, anotando todas as entradas e saídas, visando facilitar a reposição e a elaboração dos inventários. Em relação aos formulários, que possuem vantagens e desvantagens, assinale a alternativa CORRETA.