Em uma repartição pública municipal, diversos servidores atuam diretamente no atendimento ao cidadão. Após algumas reclamações sobre demora, falta de cortesia e falhas na comunicação, a chefia decidiu realizar uma capacitação para reforçar boas práticas de atendimento. Durante o treinamento, foram abordados temas como empatia, eficiência, ética, postura profissional, escuta ativa e clareza nas informações prestadas. Considerando os princípios da administração pública, a importância da imagem institucional e as boas práticas no atendimento ao público, analise as afirmações a seguir e assinale a alternativa correta ao contexto descrito.

Considerando os princípios arquivísticos e a gestão de documentos, assinale a alternativa que melhor representa a relação entre o ciclo de vida dos documentos e as fases de um arquivo:

Assinale a opção que apresenta o tipo de manual administrativo que consolida normas de aplicação específica a determinado tipo de atividade ou tarefa, por exemplo, manual do vendedor ou manual da secretária.

Nos documentos padrªo ofício, o endereçamento Ø a parte do documento que informa quem receberÆ o expediente. Nele deve constar o(a):

Um arquivo é um agrupamento de documentos organizados e deve atender a alguns quesitos, como: I. Segurança: os documentos precisam ser protegidos de roubos, incêndios, inundações, etc. II. Precisão: é preciso que a localização de documentos seja precisa, a fim de que o acesso ao arquivo seja eficaz. III. Flexibilidade: o arquivo deve adaptar-se à evolução e ao desenvolvimento da empresa ou da organização. Quais estão corretos?

Embora possam existir diferenças na estruturação de um manual, em geral, eles possuem oito partes, sendo elas: índice numérico ou sumário; apresentação; instruções para uso; conteúdo básico; apêndice ou anexo; glossário; índice temático; e bibliografia. Com base nessa informação, assinale a opção correta.

Cada instituição, para atender suas necessidades específicas, deve estabelecer suas próprias rotinas de trabalho. Contudo, a rotina de recebimento e classificação de documentos, de modo geral, é:

No processo de elaboração dos manuais administrativos, devem ser seguidas algumas fases. Entre elas, há aquela em que o analista projetará seu trabalho no tempo, devendo para isso definir, com clareza, a qualidade das informações a serem levantadas, as fontes para se ter acesso a tais informações, a quantidade de colaboradores de que necessitará, bem como os recursos materiais. Com base nessa informação, assinale a opção que apresenta a fase que servirá de base de sustentação para todo o desenvolvimento posterior dos trabalhos.

A respeito das mudanças que os manuais administrativos poderão passar, assinale a opção correta.

A tramitação de documentos é um processo fundamental para o cumprimento dos objetivos administrativos de uma instituição. Quando um documento está em uso e circulando por diversas áreas até ser resolvido, esse processo é chamado de tramitação. O processo de protocolo tem como objetivo organizar e controlar essa movimentação, garantindo o acompanhamento adequado dos documentos em trâmite. A atividade de protocolo é realizada principalmente em documentos correntes, ou seja, aqueles que ainda estão sendo resolvidos. Considerando as etapas do processo de protocolo, é correto afirmar que:

Ao implementar uma gestão de documentos eficiente, é fundamental estabelecer claramente os níveis de responsabilidade e autoridade sendo eles: estratégico, tático e operacional. Com base nisso, é CORRETO afirmar que o nível de documentação estratégico:

Na fase da elaboração propriamente dita dos manuais administrativos, deverão ser considerados fatores por parte dos analistas. Entre eles, há aquele que diz respeito ao meio de se avaliar a validade do conteúdo do manual, bem como o alcance do objetivo estabelecido previamente por ele. Em tal etapa, podem restar evidenciadas as modificações que necessitam ser efetuadas nos manuais. Com base nessa informação, assinale a opção que apresenta esse fator descrito.

O conjunto de procedimentos utilizados para o controle e a gestão documental é conhecido como protocolo. Assinale a opção que apresenta uma atividade típica de protocolo.

Sobre os atributos essenciais de um sistema eficiente de classificação de materiais, analise as afirmativas a seguir. i. Abrangência é a capacidade do sistema incluir, de forma consistente, diferentes categorias, características e especificidades dos materiais. II. Flexibilidade é a característica que garante que o sistema seja fácil de entender, implementar e utilizar no dia a dia. III. Praticidade permite que o sistema de classificação se adapte a mudanças e novas necessidades, como a introdução de novos materiais, tecnologias ou alterações nas práticas do mercado. Está correto o que se afirma em

Durante uma reunião de trabalho, é a agente administrativa que tem com uma de suas funções registrar os principais pontos discutidos, decisões tomadas e encaminhamentos a serem seguidos. Quais são as melhores práticas que a agente administrativa deve adotar ao secretariar a reunião e redigir a ata para garantir que o conteúdo esteja claro e eficiente?

O arquivo composto por documentos que necessitam de acesso frequente e, por essa razão, devem estar próximos ao usuário, é conhecido como arquivo

Considerando os diferentes tipos de classificação de documentos, avalie os itens a seguir. I. Textuais. II. Cartográficos. III. Originais. É (são) exemplo(s) de gêneros documentais:

Uma repartição pública estava implantando um sistema de gestão eletrônica de documentos (GED). Com base nessa situação hipotética, é correto afirmar que, além da redução do uso de papel e da economia de espaço físico, um dos principais benefícios operacionais esperados é o(a)

Com base nas boas práticas de arquivamento, assinale a alternativa que apresenta uma conduta correta e recomendada:

Uma instituição financeira estava implementando um projeto de digitalização do seu acervo de contratos físicos para otimizar o acesso e garantir a preservação a longo prazo. Durante o processo, a equipe utilizou uma tecnologia que não apenas criava uma imagem do documento, mas também convertia o texto impresso em caracteres editáveis e pesquisáveis. Com base nessa situação hipotética, é correto afirmar que a tecnologia empregada para permitir a busca por palavras‑chave dentro dos contratos digitalizados é denominada

Um processo administrativo referente a uma licitação concluída há quatro anos foi consultado com pouca frequência, mas, por força de lei, precisou ser mantido por mais seis anos para fins de auditoria. Com base nessa situação hipotética e diante do fato de que o arquivo do setor estava superlotado com documentos de uso diário, a medida arquivística correta que conciliará a obrigação de guarda com a otimização de espaço consistirá em

Documento transitório é aquele que será arquivado por um período e poderá ser incinerado após 5 anos, tal como

Um servidor é responsável por arquivar documentos oficiais de uma secretaria municipal. Ao organizar os arquivos, ele separa documentos que precisam ser eliminados após determinado tempo. Acerca da prática de gestão documental aplicada, marque a alternativa CORRETA:

Diz respeito a uma área da administração geral relacionada com a busca de economia e eficácia na produção, na manutenção, no uso e na destinação final de documentos:

Os documentos devem ser armazenados em locais apropriados. O correto armazenamento dos documentos ocorre quando colocados em locais:

Assinale a alternativa que apresenta corretamente uma atividade típica do setor de protocolo com relação a documentos.

A sistematização utiliza diferentes métodos de arquivos, chamados de técnicas de arquivamento. Os métodos básicos de arquivamento são:

Assinale a alternativa que indica corretamente um método de gerenciar e armazenar informações através da captação de imagens dos documentos em formato analógico, por um processo fotográfico.

Quanto ao destino e procedência podemos classificar a correspondência em externa e interna. Por externa entende-se aquela correspondência trocada entre uma instituição e outras entidades e/ou pessoas físicas. Já interna é a correspondência trocada entre órgãos de uma mesma instituição. Assinale a alternativa que apresenta corretamente um tipo de correspondência interna.

A gestão de arquivos na administração pública é crucial para preservar a memória institucional, garantir transparência, promover eficiência operacional, cumprir normativas legais e reduzir custos. Ao facilitar o aces - so a informações históricas e atuais, essa prática contribui para uma governança eficaz e o cumprimento das responsabilidades legais, promovendo uma administração transparente e eficiente. No contexto da gestão de arquivos, assinale a alternativa que informa a principal finalidade da tabela de temporalidade documental.