A tramitação de documentos é um processo fundamental para o cumprimento dos objetivos administrativos de uma instituição. Quando um documento está em uso e circulando por diversas áreas até ser resolvido, esse processo é chamado de tramitação. O processo de protocolo tem como objetivo organizar e controlar essa movimentação, garantindo o acompanhamento adequado dos documentos em trâmite. A atividade de protocolo é realizada principalmente em documentos correntes, ou seja, aqueles que ainda estão sendo resolvidos. Considerando as etapas do processo de protocolo, é correto afirmar que:

Ao implementar uma gestão de documentos eficiente, é fundamental estabelecer claramente os níveis de responsabilidade e autoridade sendo eles: estratégico, tático e operacional. Com base nisso, é CORRETO afirmar que o nível de documentação estratégico:

Na fase da elaboração propriamente dita dos manuais administrativos, deverão ser considerados fatores por parte dos analistas. Entre eles, há aquele que diz respeito ao meio de se avaliar a validade do conteúdo do manual, bem como o alcance do objetivo estabelecido previamente por ele. Em tal etapa, podem restar evidenciadas as modificações que necessitam ser efetuadas nos manuais. Com base nessa informação, assinale a opção que apresenta esse fator descrito.

O conjunto de procedimentos utilizados para o controle e a gestão documental é conhecido como protocolo. Assinale a opção que apresenta uma atividade típica de protocolo.

Durante uma reunião de trabalho, é a agente administrativa que tem com uma de suas funções registrar os principais pontos discutidos, decisões tomadas e encaminhamentos a serem seguidos. Quais são as melhores práticas que a agente administrativa deve adotar ao secretariar a reunião e redigir a ata para garantir que o conteúdo esteja claro e eficiente?

O arquivo composto por documentos que necessitam de acesso frequente e, por essa razão, devem estar próximos ao usuário, é conhecido como arquivo

Uma repartição pública estava implantando um sistema de gestão eletrônica de documentos (GED). Com base nessa situação hipotética, é correto afirmar que, além da redução do uso de papel e da economia de espaço físico, um dos principais benefícios operacionais esperados é o(a)

Com base nas boas práticas de arquivamento, assinale a alternativa que apresenta uma conduta correta e recomendada:

Uma instituição financeira estava implementando um projeto de digitalização do seu acervo de contratos físicos para otimizar o acesso e garantir a preservação a longo prazo. Durante o processo, a equipe utilizou uma tecnologia que não apenas criava uma imagem do documento, mas também convertia o texto impresso em caracteres editáveis e pesquisáveis. Com base nessa situação hipotética, é correto afirmar que a tecnologia empregada para permitir a busca por palavras‑chave dentro dos contratos digitalizados é denominada

Um processo administrativo referente a uma licitação concluída há quatro anos foi consultado com pouca frequência, mas, por força de lei, precisou ser mantido por mais seis anos para fins de auditoria. Com base nessa situação hipotética e diante do fato de que o arquivo do setor estava superlotado com documentos de uso diário, a medida arquivística correta que conciliará a obrigação de guarda com a otimização de espaço consistirá em

Um servidor é responsável por arquivar documentos oficiais de uma secretaria municipal. Ao organizar os arquivos, ele separa documentos que precisam ser eliminados após determinado tempo. Acerca da prática de gestão documental aplicada, marque a alternativa CORRETA:

Os documentos devem ser armazenados em locais apropriados. O correto armazenamento dos documentos ocorre quando colocados em locais:

Assinale a alternativa que apresenta corretamente uma atividade típica do setor de protocolo com relação a documentos.

A sistematização utiliza diferentes métodos de arquivos, chamados de técnicas de arquivamento. Os métodos básicos de arquivamento são:

Assinale a alternativa que indica corretamente um método de gerenciar e armazenar informações através da captação de imagens dos documentos em formato analógico, por um processo fotográfico.

Quanto ao destino e procedência podemos classificar a correspondência em externa e interna. Por externa entende-se aquela correspondência trocada entre uma instituição e outras entidades e/ou pessoas físicas. Já interna é a correspondência trocada entre órgãos de uma mesma instituição. Assinale a alternativa que apresenta corretamente um tipo de correspondência interna.

A gestão de arquivos na administração pública é crucial para preservar a memória institucional, garantir transparência, promover eficiência operacional, cumprir normativas legais e reduzir custos. Ao facilitar o aces - so a informações históricas e atuais, essa prática contribui para uma governança eficaz e o cumprimento das responsabilidades legais, promovendo uma administração transparente e eficiente. No contexto da gestão de arquivos, assinale a alternativa que informa a principal finalidade da tabela de temporalidade documental.

Em uma instituição, no âmbito do protocolo, qual é a principal função do protocolo de documentos?

Ao analisar a natureza do assunto tratado em um documento, cuja divulgação não prejudica a instituição, podendo ser de domínio público, classifica-se esse documento em:

Considerando as técnicas de protocolo e seu objetivo de gerenciar documentos e correspondências de maneira taxativa, identifique a alternativa que descreve uma prática comum para assegurar a organização e o controle desses documentos.

Os serviços relacionados ao recebimento de documentos, registro, controle de tramitação e expedição de correspondências compõem as atividades de:

As etapas de recebimento, classificação, registro, controle de tramitação e distribuição de documentos constituem o processo de

Em relação à gestão de documentos, qual das seguintes ações é essencial para o correto protocolo?

Assinale de forma correta o objetivo principal de um protocolo na administração pública.

Ao receber uma correspondência com uma marcação inscrita “pessoal”, deve -se

O termo protocolo consiste em nota ou registro dos documentos governamentais, dos atos oficiais, da correspondência de um governo ou tribunal, de uma empresa, universidades, entre outros. Protocolo também é um termo usado para nomear setor de repartição pública (ou empresa privada) onde se registram e/ou se recebem requerimentos, documentos e processos. Sendo assim, o Setor de Protocolo tem a missão:

Ana ocupa um lugar administrativo em uma prefeitura. Uma de suas principais responsabilidades é gerenciar a correspondência que chega no setor, incluindo a recepção, o encaminhamento e o arquivamento de documentos.
Assinale a alternativa correta com base nas responsabilidades de Ana.

No que tange à organização de documentos, arquivos e acervos, leia a frase a seguir e faça o que se pede: “É fazer a sua descrição e definir de forma mais abrangente os elementos necessários e suficientes para a correta identificação, uniformizando os procedimentos usados associados a um documento com a finalidade de uma fácil identificação e recuperação”. Com isso, assinale a alternativa CORRETA para o termo referente à definição acima:

Quanto ao arquivamento de documentos em uma empresa, há inúmeras práticas para um bom funcionamento desse referido processo. Sabendo da importância desses processos, assinale a única alternativa correspondente:

A eficiência dos procedimentos de protocolo e rotinas de correspondência é fundamental para a administração de qualquer empresa. Nesse contexto, analise as afirmações a seguir: I. A triagem e a análise documental devem ser realizadas imediatamente após o recebimento da correspondência. II. Todos os tipos de postagem são adequados para qualquer documento, independentemente da sua natureza. III. Registros precisos e detalhados devem ser mantidos para todas as correspondências recebidas e enviadas. É correto o que se afirma em: